فاکتور سازی در اکسل

اگر از پیچیدگی های نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار سر در نمی آورید و از طرفی می خواهید یک فاکتور ساده از اجناس خود تولید کنید و آمار تعداد آنها را در انبار داشته باشید، استفاده از اکسل و تابع کوچک و مهجوری به نام بهترین کار است. ،VLOOKUP از نوع توابع پایگاه VLOOKUP تابع داده ای است، یعنی می تواند با جداول پایگاه های داده کار کند، به عبارت ساده تر، فهرست چیزهای مختلف را در اکسل نگه می دارد. این چیزهای مختلف می تواند فهرست کارمندان، انبار اجناس، سی دی، تعداد افراد و ... باشد.

برای استفاده از این تابع، آیتم هایی که فهرست می شوند باید حتما یک شناسه منحصر به فرد داشته باشند )شماره دانشجویی برای دانشجویان، شماره پرسنلی برای کارمندان و ...( همچنین این ستون باید اولین ستون در جدول شما باشد. اگر جدولی به این صورت داشته باشید، می توان به سادگی با دادن شناسه منحصر به فرد جدول خود، هر تکه اطلاعاتی که لازم داشته باشید را با کمک این تابع به دست آورید.

یادتان باشد که اگر بخواهید فقط برای یک بار از این اطلاعات استفاده کنید، به مدت زمان راه اندازی سیستم فاکتور گیری تان نمی صرفد. اما با ایجاد یک قالب فاکتور می توانید تا مدت های زیادی از سیستم فاکتور گیری دست ساز خود استفاده نمایید. فرض کنید که الگوی فاکتور خود را و جدول داده های خود را در صفحه Sheet در یک دیگری ذخیره کرده اید. یک شناسه منحصر به فرد را در ستون اول فاکتور گیری خود )که عنوان کد را دارد( بنویسید، روی ستون دوم که احتمالا شرح آن داده را می خواهید بیاورید، کلیک کنید.

از منوی Insert، دکمه ی Functions را انتخاب کنید VLOOKUP  را تایپ کنید، سپس Ok را فشار دهید در پنجره ای که باز می شود، مشاهده می کنید که سه عبارت اول به صورت درشت نوشته شده اند، یعنی این تابع بدون آنها درست کار نمی ‌کند. عبارت اول، شناس های است که باید به آن بدهید تا آن را پیدا کند. عبارت دوم، محل قرارگیری جدول شما است و در عبارت سوم مشخص می کنید که به دنبال چه چیزی هستید. با کلیک روی دکمه های روبه روی هر عبارت، می توانید زحمت نوشتن را هم به خود ندهید و پارامتر ها را با کلیک وارد کنید. همچنین می توانید این نمونه فاکتور را برای امتحان دریافت کرده و زوایای کار را بررسی کنید : 

http://bit.ly/9v4XK5