معرفی بر نرم افزار Microsoft Project (MSP)

کاربد این نرم افزار در برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است.

نرم‌افزار Microsoft Project که یکی از محصولات شرکت مایکروسافت می‌باشد، مجموعه‌ای غنی از ویژگی‌ها و ابزارهایی است که جهت افزایش توانایی کاربران در امور زمانبندی، مدیریت تیمی، برنامه‌ریزی منابع، پیگیری پیشرفت و گزارش وضعیت پروژه‌ها فراهم آمده است.
پس از نسخه 2000 این نرم‌افزار، شرکت مایکروسافت نیروی زیادی را جهت جمع‌آوری و سازماندهی نیازهای مخاطبان خود از جمله مدیران پروژه، متخصصان مدیریت پروژه و کاربران نرم‌افزار و ... صرف نموده است که نتیجه این تلاش‌ها در نسخه های بعدی آن تجلی یافته است، و قابلیت‌های زیادی نسبت به نسخه های قبلی آن افزوده است.

خانواده محصولات MS Project که اکنون توسعه یافته است شامل قسمت‌های زیر می‌باشد:

1. Microsoft Project Standard: مجموعه‌ای از ابزارهای مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه را شامل می‌شود. این نسخه از نرم‌افزار برای کاربرانی که به صورت منفرد و بر روی کامپیوتر شخصی از نرم‌افزار استفاده می‌کنند توصیه می‌شود.

2. Microsoft Project Professional: این نسخه از نرم‌افزار برای رفع نیازهای سازمان‌هایی که Enterprise Project Management بهره می‌گیرند طراحی شده است و علاوه بر تمامی قابلیت‌های موجود در نسخه Standard، امکان همراه شدن با نسخه Server و استفاده از قابلیت‌های تیمی آن را نیز دارد.

3. Microsoft Project Server: این محصول جدید مایکروسافت به‌عنوان سرویسگر مدیریت تیمی و Enterprise Project Management عمل می‌نماید.این نرم‌افزار دارای ویژگی‌هایی همچون: امنیت اطلاعات، به‌کارگیری سرویس‌های تیمی Microsoft SharePoint جهت سازماندهی، ذخیره‌سازی و پیگیری اطلاعات پروژه از جمله مستندات، نتایج، گزارشات و... به‌صورت متمرکز و ... می‌باشد.

4. Microsoft Project Server Client Access License) CAL) : مجوز (لیسانس ) دسترسی یک کاربر به سرویس‌های MSP Server از طریق واسط تحت وب به نام MS Project Web Access می‌باشد و بدین ترتیب کاربران می‌تواند اطلاعات MSPServer را ملاحظه و به‌روز نمایند. این اطلاعات شامل Time Sheet‌ها، نتایج پیگیری و مستندات ذخیره شده است.

رویکردهای مدیریت پروژه در MSP

مجموعه نرم‌افزارهای MSP 2002 در کنار یکدیگر دو رویکرد در مدیریت پروژه را پشتیبانی می‌کند.
1. Project Management: MS Project Standard به‌عنوان برنامه‌ای تک‌کاربره شامل قابلیت‌هایی جهت پشتیبانی اصول مدیریت پروژه از جمله زمانبندی فعالیت‌ها، مدیریت منابع، پیگیری پیشرفت و گزارش‌گیری پروژه می‌باشد.

2. Enterprise Project Management: بـا بـه‌کارگیــری سـه نســخه Professional، Server و MSP Serve CAL در کنار یکدیگر سازمان می‌تواند به مدیریت و تجزیه و تحلیل اطلاعات پروژه بپردازد، به تبادل اطلاعات بین افراد و مسئولین مختلف بپردازد، از سازگاری داده‌های ورودی و گزارشات اطمینان حاصل نماید و براحتی از طریق استخر منبع مرکزی شرکت به مدیریت منابع بپردازد.

قابلیت‌های مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در خانواده MS Project

• تعریف ساختار WBS

• تعریف مشخصات فعالیت‌ها

• تعریف پیشنیازی‌های بین فعالیت‌ها با روابط مختلف FF, SF, SS, FS

• تعریف محدودیت‌های زمانی برای فعالیت‌ها

• تعریف تقویم کاری فعالیت‌ها

• زمانبندی خودکار فعالیت‌ها بر اساس تقویم کاری، محدودیت‌های زمانی، روابط پیش‌نیازی و ... و نمایش آن در قالب نمودار گانت

• نمودار شبکه فعالیت‌ها

• تعریف منابع پروژه از جمله منابع مصرفی و منابع کاری (غیر مصرفی) در نسخه 2002 علاوه بر این دو نوع منبع از منابع Generic (تخصصها) نیز می‌توان استفاده نمود، بدین‌صورت که تخصص‌های مورد نیاز فعالیت‌ها را با این منابع مشخص نموده و سپس آنها را با منابع واقعی موجود در سازمان (Enterprise Resources) جایگزین می‌کنیم.

• تعریف میزان دسترسی به منابع و هزینه‌های استفاده از منابع .

• تعریف تقویم کاری منابع .

• گراف‌های منابع که میزان کار منبع را در بازه‌های مختلف زمانی نمایش می‏دهند.

• تخصیص منابع با استفاده از گزینه‌های مختلف .

• بازنگری تخصص‌ها و یافتن اضافه تخصیصهای منابع با استفاده از نماهای مختلف نرم‌افزار.

• گزینه‌های مختلف جهت تسطیح و ویرایش تخصص‌ها و رفع تداخلات منابع.

• تهیه طرح پایه پروژه که اساس مقایسه داده‌های واقعی پروژه و بررسی نحوه پیشرفت پروژه‌ها در مقایسه با برنامه است.

• ورود اطلاعات واقعی در مورد نحوه انجام فعالیت‌ها و سپس گزارش‌گیری و مقایسه این مقادیر با مقادیر برنامه‌ریزی شده.

• استفاده از تکنیک Earned Value برای پیگیری پیشرفت تحلیل وضعیت پروژه.

• به‌روز رسانی برنامه اجرایی پروژه با توجه به واقعیت‌های اجرایی پروژه جهت تعدیل تاخیرات و عقب‌ماندگی‌های فعالیت‌های پروژه.

• دریافت و ارسال داده‌های مختلف بین MSP و نرم‌افزارهایی مانند Excel, Access و... .

• ارسال و انتشار اطلاعات پروژه برای دست‌اندرکاران پروژه (از طریق MSP Server).